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Guia da Conciliação de Cartões: Tudo que você precisa para ser um especialista

A conciliação de cartões de crédito deixou de ser uma opção e se tornou uma prática indispensável em todas as empresas.

Quem quer continuar crescendo, precisa se preocupar com a correta conferência das vendas realizadas via cartão de crédito e débito.

Por isso, se você ainda não faz conciliação de cartões, ou não domina essa prática por completo, preparamos este guia definitivo para que você aprenda tudo o que precisa saber para se tornar um especialista neste assunto.

Boa leitura!

Sumário

O que é Conciliação de Cartões?

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Riscos da má gestão de vendas em cartões.

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Como fazer conciliação de cartões passo a passo.

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Como um sistema potencializa a conciliação

de cartões de crédito da sua empresa.

1. O que é conciliação de cartões?

Fazer a conciliação de cartões é uma maneira de confrontar os dados das vendas via cartões com o que foi recebido pela operadora. Ou seja, é confirmar que seus dados sãos os mesmos que a adquirente registrou e, em caso de divergências, fazer os devidos ajustes. ,

Nesse processo, o setor financeiro da sua empresa vai:

analisar se os valores repassados pelas credenciadoras estão corretos;

se as taxas de cartão descontadas são as mesmas contratadas;

se a cobrança do aluguel da máquina de cartão POS é o correto.

O principal objetivo da Conciliação de Cartões é garantir que tudo o que foi vendido via cartão foi realmente pago pelas operadoras e, por consequência, evitar prejuízos financeiros.

Mas isso é apenas a pontinha do iceberg.

Esse processo contempla outros três, tão importantes quanto que vamos explicar nas próximas páginas.

Saiba mais: POS e TEF: descubra as principais diferenças entre os sistemas

Conciliação das Vendas

Esta conciliação analisa as transações registradas no seu software de gestão, ou qualquer sistema que você registre suas vendas, e confronta com as informações fornecidas pelas operadoras.

Com esse confronto, a empresa consegue verificar todas as transações realizadas e descobrir:

se aconteceram divergências nos valores registrados;

se existe alguma transação duplicada;

quantas e quais vendas foram canceladas;

e quantas vendas não foram confirmadas pela operadora, mas estão registradas em seu sistema.

Saiba mais: Como fazer o controle de vendas em cartão de crédito?

Conciliação dos Recebimentos

Depois de conciliar as vendas, é importante fazer a conciliação dos recebíveis. Ou seja, os valores que estão previstos no seu fluxo de caixa.

Este item consiste em analisar os dados que estão registrado nas filipetas das vendas e confrontar com o extrato de pagamento da operadoras.

Desta forma é possível:

saber se cada transação foi corretamente recebida ou não;

se houve alguma divergência nos valores recebidos;

se houve alguma diferença nas datas previstas para pagamento em relação à data que o pagamento foi realizado;

se as vendas canceladas foram confirmadas e o valor foi descontado corretamente;

se todos os chargebacks (contestações de compra) foram descontados;

se houve alguma diferença entre as taxas cobradas e as taxas negociadas com as operadoras;

e, por fim, controlar as taxas cobradas na antecipação de cartão de crédito e se os valores antecipados estão corretos.

Conciliação Bancária

Por fim, é importante levar em consideração a conciliação bancária, que consiste em confrontar as informações que estão no relatório das operadoras com os extratos das contas bancárias da empresa.

Fazendo isso, é possível:

saber se existem diferenças nos valores recebidos em relação aos valores que a operadora informou no relatório;

confirmar se tudo o que a empresa esperava receber, foi de fato creditado na conta.

Se você já faz esses processos na sua empresa, você está no caminho certo.

Mas, se você não conhece nem metade deles, acredite, você não é o único.

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Muitas empresas não fazem qualquer

controle das vendas feitas no cartão.

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Por conta disso, enfrentam algum problema ao realizar vendas via cartão de crédito ou débito.

2. Riscos da má gestão de vendas em cartões

Riscos enfrentados por empresas que não fazem conciliação de cartões

Vendas podem não ser confirmadas pelas operadoras;

O dinheiro repassado pode ser depositado com valores errados;

Perder muito tempo com processos manuais;

Cobrança de taxas indevidas;

Operação sujeita a fraudes;

Antecipação sem conhecer as melhores parcelas e taxas;

Prejuízo financeiro.

Ainda que você esteja lendo esse texto, e considere a Conciliação de Cartões importante, pode ser que sua empresa nunca tenha realmente conferido se todas as vendas foram confirmadas pelas operadoras.

Se está caindo dinheiro na conta, está tudo bem, certo?

Na verdade, não.

Algumas vendas podem não ser confirmadas pelas operadoras. E esse é um problema mais comum do que parece. Imagine o que não entrou na conta da sua empresa neste mês. Pode ser pouco os valores que não são repassados, mas também existe a terrível possibilidade de você estar perdendo muito dinheiro!

Fora todos os outros problemas na conciliação de vendas, recebimentos e bancária que já falamos anteriormente. E que, provavelmente, você nem sabe que estão acontecendo.

Então, se a sua empresa vende com cartão, ela precisa fazer Conciliação de Cartões.

A médio e longo prazo, essa falta de controle pode resultar em prejuízos financeiros de grande escala e até mesmo na falência do negócio.

Elencamos nas próximas páginas os principais riscos que envolvem a má gestão das vendas em cartões.

Conciliação manual

A sua equipe confere as suas vendas via cartão de forma manual? Então, provavelmente você precisa acessar vários portais de operadoras para obter os extratos das vendas em lotes de transações. Além disso, ela precisa de mais pessoas para realizar a conferência, certo?

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As empresas que ainda fazem

todo essa etapa manualmente,

perdem tempo repetindo os

mesmos processos.

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E, mais uma vez, existe a possibilidade de erros, por se tratar de um trabalho extenso e detalhado.

O que pode acontecer:

Falhas de digitação na conferência, já que é uma atividade repetitiva e cansativa e que, realizada por um humano, pode levar ao erro;

Inconsistência no controle das vendas;

Falta de segurança durante a conferência das vendas;

E, é claro, prejuízo financeiro.

Saiba mais: Conciliação de vendas em cartões: processos manuais podem gerar prejuízos

Antecipação sem o domínio das informações

Se você faz adiantamento das parcelas das suas vendas em cartão de crédito e não possui o hábito de controlar as informações desse processo, então também está sujeito a erros.

Quando você antecipa os recebíveis junto a instituição financeira sem conhecer como funciona o processo e sem saber quais parcelas estão sendo adiantadas, você está antecipando às cegas e sem domínio das informações. Isso faz você perder mais dinheiro do que imagina.

Logo, é muito importante saber:

quais parcelas estão sendo antecipadas;

qual a taxa cobrada por parcela e dia na antecipação;

se o valor foi creditado em conta corretamente;

e se a taxa cobrada está de acordo com o que foi negociado com a operadora.

Saiba mais: Como contabilizar antecipação de cartão?

Cobrança de taxas de cartão indevidas

Não saber quais taxas de cartão estão sendo cobradas pelas adquirentes é bastante comum entre as empresas.

Muitas perdem dinheiro por conta de cobranças de taxas indevidas por parte das operadoras.

Por isso, apesar de ser comum não controlar as taxas, essa não é uma atitude correta.

Afinal, elas podem variar bastante entre as operadoras, entre os tipos de segmento ou mesmo serem cobradas taxas diferentes das acordadas em contrato.

Saiba mais: 4 falhas graves em contratos de taxa do cartão de crédito

Operação sujeita a fraudes

Não raro, empresas nem desconfiam que está acontecendo uma fraude no seu estabelecimento.

O golpe da maquininha de cartão, por exemplo, acontece quando uma pessoa troca a maquininha sem fio (POS) por outra muito parecida.

Quando uma venda é passada naquela maquininha, o valor cai na conta do golpista e não na conta da empresa.

Esse golpe é muito simples, acontece com frequência e pode causar grandes prejuízos. Principalmente para empresas que não fazem conciliação de cartões.

Afinal, se você tem certeza de todas as vendas e recebíveis, rapidamente você consegue descobrir se está havendo alguma fraude.

Prejuízo financeiro

Esse risco é relativamente implícito, considerando tudo que citamos aqui.

Podemos resumir essa questão em alguns tópicos bem objetivos:

R$ 485,7 bilhões foram movimentados através de cartões no Brasil no 1º trimestre de 2020. Logo, se preocupar com a correta conciliação de cartão já não é mais uma opção;

se uma empresa não sabe se tudo o que vende via cartão foi confirmado pela operadora, é inevitável haver prejuízos;

se a sua conciliação for realizada corretamente, isso trará um potencial gigantesco para o seu negócio.

Então, o ponto que vale destacar é: se você não concilia está perdendo tempo e dinheiro.

E como fazer uma conciliação de cartão de crédito? Construímos uma passo a passo que você pode conferir nas próximas páginas.

3. Como fazer Conciliação de Cartões?

Registre diariamente todas as vendas realizadas com cartões;

Acompanhe as taxas de cartão por bandeira e operadora;

Baixe os relatórios dos valores repassados pelas operadoras

Faça o controle dos extratos bancários;

Faça o controle dos recebíveis;

Faça todas as correções necessárias;

Utilize uma ferramenta para fazer a conciliação de cartões.

Confira cada etapa detalhadamente:

1. Registre diariamente todas as vendas realizadas com cartões

Neste passo é importante fazer o registro de todas as vendas que a empresa efetuou via cartão de crédito ou débito.

No registro, é importante adicionar algumas informações, como:

forma de pagamento (débito, crédito à vista ou crédito parcelado);

número de parcelas;

data da venda;

valor da venda.

Além disso, é importante guardar todas as filipetas das vendas, afinal qualquer erro no registro delas por parte da operadora pode ser comprovado através das filipetas.

Este passo não é importante apenas para a conciliação de cartões de crédito, mas para a gestão financeira da empresa como um todo, além de ser útil para a correta administração do fluxo de caixa.

2. Acompanhe as taxas de cartão por bandeira e operadora

Como já falamos, não controlar as taxas de cartão cobradas pelas operadoras é um dos principais erros de diversas empresas.

Logo, fazer o acompanhamento de todas essas taxas por bandeira e operadora é um dos passos mais importantes na conciliação de cartões.

Afinal, as taxas influenciam bastante no valor final dos produtos e até mesmo no fechamento do caixa.

3. Baixe os relatórios dos valores repassados pelas operadoras

Nos sites das operadoras é possível gerar relatórios com os valores repassados para as contas da empresa.

Com este documento, a empresa confere como a operadora registrou o valor bruto e líquido das vendas, taxas de cada operação e o código de autorização.

4. Faça o controle dos extratos bancários

Além de reunir as filipetas de cada venda e os relatórios de cada operadora, é importante controlar se o saldo inicial e final corresponde com o extrato bancário.

Para isso, é importante levar algumas questões em consideração ao conciliar:

As taxas cobradas em cada transação são as mesmas acordadas em contrato com a operadora?

O prazo de recebimentos dos valores de cada venda está dentro do que foi estipulado?

Os valores dos relatórios das operadoras foram creditados corretamente na conta da empresa?

As vendas registradas na empresa foram recebidas ou existe alguma previsão de recebimento no relatório da operadora?

Em caso de divergência, é importante entrar em contato com cada operadora e controlar a situação.

5. Faça o controle dos recebíveis

Fazer esse controle também é um passo importante para ter uma melhor visualização do faturamento, cancelamento, recebimento e antecipações.

Para isso, é preciso realizar o cruzamento das vendas realizadas.

Esse método possibilita que você tenha uma visão ainda mais clara de todas as entradas e saídas de caixa.

Saiba mais: Controle de recebíveis em cartões: como implantar na minha empresa?

6. Faça todas as correções necessárias

Se houver alguma inconsistência de taxas, presença de valores incorretos nos lançamentos ou problemas no registro de vendas, então esse é o momento de fazer as correções necessárias.

Diante de algum erro, preciso localizar sua origem e corrigir a situação.

7. Utilize uma ferramenta para fazer a conciliação de cartões

Se a sua empresa ainda não possui nenhum sistema de conciliação de cartão, acaba perdendo muito tempo com essa função.

Utilizar planilhas é uma opção, mas fazer o registro manual de cada filipeta aumenta a possibilidade de erros.

Logo, para uma conciliação de cartão automática, mais ágil e eficaz é imprescindível optar pela utilização de um sistema de automação.

Além disso, possibilita que a equipe tenha um ganho de produtividade essencial.

Confira também: Método Boavista de Conciliação: a metodologia da Boavista para garantir o sucesso dos clientes

4. Como um sistema potencializa a conciliação de cartões da sua empresa

Utilizando um conciliador de cartões para centralizar e automatizar suas vendas e recebimentos em cartões tornam o controle muito mais fácil.

Com um sistema de conciliação de cartão é possível:

centralizar todas as informações das vendas em um único lugar, sem precisar perder tempo conferindo cada filipeta ou entrando em cada site das operadoras;

identificar, de forma mais simples, inconsistências nas taxas de cartão, cancelamentos, chargebacks e até mesmo em uma antecipação de cartão de crédito;

conferir as vendas, garantir que os valores foram creditados corretamente e corrigir possíveis erros com antecedência e sem dor de cabeça.

ter uma a visão da sua rotina financeira de maneira centralizada em um único lugar;

relatórios em tempo real, com maior segurança em planejar o seu fluxo de caixa.

Lembre-se: A automação deve ser uma aliada do seu controle financeiro, garantindo melhor organização dos processos, poupando um tempo que poderia ser utilizado para outras questões e potencializando a empresa, além de reduzir os custos operacionais.

Somos especialistas em conciliação de cartão.

Somos Boavista Tecnologia.

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